Der Anwender, der sich in die Handhabung einer neuen Software einarbeiten muss, erleidet erst einmal einen erheblichen Produktivitätsverlust, da er weder auf seine bisherige Erfahrung noch auf selbst geschaffene Arbeitshilfen und Vorlagen zugreifen kann. Im Laufe der Zeit kompensiert er diesen Umstand, indem er versucht, seinen eigenen Arbeitsaufwand zu minimieren. In der Regel endet dieser Prozess, wenn der Anwender seine ursprüngliche Produktivität wiedererlangt hat, oder aber bereits vorher, wenn seine eigenen Kenntnisse weitgehend ausgeschöpft sind.

Einhergehend mit der Annahme, dass innerhalb eines Betriebes mehrere Anwender gleichzeitig den gleichen Entwicklungsprozess vollziehen, ist die Tatsache, dass Arbeitshilfen, Vorlagen, kleine Programme etc. mehrfach erstellt werden und damit im Prinzip das Rad mehrfach erfunden wird. Fatal wird dieser Umstand, wenn jeder Anwender seinen eigenen Briefkopf oder seine eigene Kundendatenbank erstellt.

Die firmenindividuelle Anpassung von Office Produkten erstreckt sich daher von der Erstellung einfacher Vorlagen, die von allen Anwendern gemeinsam benutzt werden können, über Makroprogrammierung bis hin zum vollständigen Dokumentenmanagement-System, welches dem Anwender alle Arbeiten abnimmt, die sich öfter wiederholen und damit sinnvoll automatisiert werden können. Der Phantasie sind dabei heute fast keine Grenzen mehr gesetzt.

Damit ist trotz des erheblichen Funktionsumfanges der Anwendungen ein zielgerichteter und effizienter Einsatz entsprechend den äußerst unterschiedlichen Unternehmens-Anforderungen möglich. Automatisierte Abläufe ermöglichen dem Anwender, sich auf die arbeitsplatzspezifische Bearbeitung zu konzentrieren und führen zu einer deutlichen Beschleunigung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.

Ein weiterer Aspekt ist in der Integration von Datenbeständen zu sehen. Noch immer werden in vielen Unternehmen Datenbestände mehrfach vorgehalten und nicht selten nur unzureichend gepflegt. Gerade hier ist eine Anpassung der Softwareumgebung interessant, um allen Anwendern eine einzige Datenquelle verfügbar zu machen, auf die aus den unterschiedlichen Applikationen zugegriffen werden kann. Und das sogar über Netzwerk-Grenzen hinweg.
Und der Preis? Softwareentwicklung ist heutzutage günstiger als Sie zu vermuten wagen. Die Zeiten, in denen für eigene Applikationsentwicklungen noch sechsstellige Beträge bezahlt werden mussten, sind vorbei. Vorgefertigte Funktionsbibliotheken und Teilmodule sowie leistungsfähige Entwicklungsumgebungen tragen erheblich zur Kostensenkung bei. In der Regel amortisieren sich solche Projekte innerhalb weniger Monate.

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